La organización empresarial.
Una Empresa es un conjunto de personas, que buscan producir y vender, rentablemente, bienes y/o servicios.
Para eso necesita reunir, ordenadamente, elementos materiales, financieros y humanos.
Su sobrevivencia y prosperidad está condicionada a objetivos.
Ellos son los elementos que orientan e indican los que debe ser hecho, así como indican el camino a seguir el cual se concretiza por medio de la planificación.
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS, SEGÚN SU TAMAÑO
MICROEMPRESA
Basado fundamentalmente en la autogestión del micro empresario, marcando toda las pautas a seguir con algunas indicaciones y delegaciones de funciones en personas de su entorno que colaboran en el ente productivo.
PEQUEÑAS EMPRESAS
Gestión personal del empresario o un responsable, con cierta división y delegación de funciones, donde el empresario asume la función de relacionistas, responsable y productivo de necesidad.
MEDIANAS EMPRESAS
Gestión personal del directivo, con delegación de funciones en personas en actividades determinadas. Como ente económico la gestión es realizada sin dificultad ante los grupos con los que se relaciona.
GRANDES EMPRESAS
Este tipo de empresas, existe una marcada división de trabajo.
LAS MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Según su nivel de Tecnología.
MICRO EMPRESA
Utilizan máquinas y herramientas con bajo rendimiento productivo sin ningún ordenamiento ni organización en la producción.
PEQUEÑA EMPRESA
Con maquinarias organizadas en procesos incipientes de producción.
MEDIANA EMPRESA
Maquinarias de tecnología adecuada y obsolescencia discutible, organizadas en procesos productivos siguiendo un orden planificado según algún criterio basado en la experiencia anterior.
LAS MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Según su nivel de Gestión.
MICRO EMPRESA
Basado fundamentalmente en la autogestión del micro empresario, que marcan toda las pautas a seguir con algunas indicaciones y delegaciones de funciones en sus colaboradores.
PEQUEÑA EMPRESA
Gestión personal del empresario o un responsable, con cierta división y delegación de funciones, donde el empresario asume la función de relacionista, responsable y productivo en momentos de necesidad.
MEDIANA EMPRESA
Gestión personal del directivo, con delegación de funciones en personas determinadas. La delegación de autoridad es discutida por no determinarse específicamente que autoridad viene acompañada con las funciones delegadas. Relación fluida con otros grupos como proveedores, bancos, financieras y clientes.
LAS MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
Según su nivel de Organización.
MICRO EMPRESA
Sin organización aparente pero con algún hábito productivo.
PEQUEÑA EMPRESA
Con organización direccionadaal logro de algún objetivo de producción, comercialización u otro.Sus operaciones están relacionadas con otros grupos como instituciones fiscales, bancarias, clientes o proveedores que de alguna forma marcan ciertas exigencias.
Cuentan con un Contador Externo contratado, y el personal tiene tareas específicas.
MEDIANA EMPRESA
Organización con algunas normas administrativas y procesos de negocios estudiados.
Función gerencial del empresario de las pymes.
EL EMPRESARIO DE LAS PYMES
La palabra EMPRESARIO proviene de la palabra EMPRENDEDOR y es una persona jurídica o física que acude al mercado a obtener una ventaja (inversión y ganancia).
Ser empresario exige una serie de características y cualidades personales.
Las cualidades necesarias de un empresario de éxito son:
Capacidad de asumir riesgos; aprovechar oportunidades; conocer el ramo; sentido de organización; iniciativa y voluntad; liderazgo y relacionamiento; espíritu emprendedor; independencia personal; optimismo; tino empresarial.
EL EMPRESARIO EFICIENTE Y/O EFICAZ
La EFICIENCIA tiene el mismo significado de productividad y la EFICACIA es la eficiencia que consigue el objetivo.
El Empresario Eficientebusca puntualidad, la dirección, el orden la rapidez para tomar decisiones, trabajar con costo reducido (economía).
El Empresario Eficazbusca actuar con sentido de oportunidad y de prioridad, incentivar la creatividad y la participación de los funcionarios, invertir buscando el retorno operacional y gerenciar por resultados.
EL EMPRESARIO COMO LÍDER
Según investigaciones realizadas por especialistas sobre la materia,existen 3 tipos de Liderazgo:
EL EMPRESARIO EXPONTÁNEO
- Planifica solo por memoria y a corto plazo;
- Organiza en torno de amigos y parientes. Decisiones centralizadas, no delega;
- Controla por supervisión;
- Es técnico, creativo y dinámico, motiva con su entusiasmo y trabaja más de 10 horas por día;
- Sus decisiones son intuitivas y espontáneas.
EL EMPRESARIO EN CRISIS
El hecho de centralizar y no delegar incurre en los siguientes errores:
- Precio de venta fuera del mercado;
- Baja creatividad;
- Atrasos en los compromisos, entregas, toma de decisiones, impuestos;
- Pérdida de motivación del personal;
- Pierde el control de los recursos.
EL EMPRESARIO PROFESIONAL
-Planifica de forma participativa, motiva sus colaboradores, fija objetivos y metas, de corto, mediano y largo plazo;
-Organiza en torno de cargos definidos;
-Delega al máximo;
-Recluta y admite profesionales;
-Decisiones profesionales y técnicas;
-Control por excepción;
-Creatividad estimulada en todos los niveles.
EL EMPRESARIO COMO LÍDER
Según el Dr. THOMAS A. HARRIS, en su Obra titulada "YO ESTOY BIEN, TÚESTÁS BIEN"-Guía práctica de análisis conciliatorio, clasifica el Liderazgo en 4 estilos:
-Estilo Separado.
-Estilo Dedicado.
-Estilo Relacionado.
-Estilo Integrado.
EL EMPRESARIO COMO LÍDER
SEPARADO
- Muy poca orientación a las personas.
- Muy poca preocupación en el trabajo.
DEDICADO
- Menos orientación a las personas
- Más orientación al trabajo.
RELACIONADO
- Muy Preocupado de las Personas (Más Orientación a las Personas).
- Muy Poco de Trabajo.
INTEGRADO
- Están Tan Preocupados de las Personas.
- EstáTan Preocupado por el Trabajo.
CAUSAS DEL FRACASO DE UN LIDER
-Incapacidad de organizar detalles.
-Falta de disposición para hacer lo que se pide a los otros que hagan.
-Expectativa de pago por lo que se sabe, en vez de por lo que se realiza.
-Miedo a la competencia.
-Ausencia del pensamiento creativo.
-Síndrome del "Yo".
-Exceso de silenciosidad.
-Deslealtad.
-Mucho énfasis en la autoridad.
-En el "Título".
-Ausencia de comprensión de los efectos negativos de un ambiente negativo.
-Ausencia de sentido común.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación, es un componente importante para la gerencia eficaz.
Si no hay motivación no podemos exigirle el cumplimiento de las metas.
El personal de la empresa (o la gente) nunca cumple las metas si no estámotivada.
El personal tiene que estar dispuesta a trabajar.
El personal busca autorealizarse.
No permite que le acondicionen, ni que la sancionen.
Sola asume su papel de responsabilidad.
Algunos conceptos que motivan a las personas, en la empresa (en orden de importancia):
-Realización.
-Reconocimiento.
-Trabajo y salario.
-Responsabilidad.
-Desarrollo profesional.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Otra característica importante para el empresario eficaz, se refiere a la correcta administración del tiempo, a su organización.
Considerando que el tiempo es limitado, hay que concentrarse en acciones directas y que contribuyan para la consecución de los objetivos.
Se definirán objetivos, a corto, mediano y largo plazo. Y todo lo que se haga debe ser en dirección al objetivo final "La Administración por objetivos".
Las acciones deben ser clasificadas como esenciales, importantes y accidentales.
Para conseguir disciplina mental y organizar racionalmente su tiempo, se sugiere algunas normas:
-Haga una lista de las cosas que tiene que hacer en los próximos días.
-Enumérelas por orden de importancia (La Nº1 para lo esencial);
-Concéntrese apenas y tan sólo en lo esencial.
Planificación, organización y control
LA PLANIFICACIÓN
Planificar significa prevenir, anticipadamente, lo que debe hacerse, de forma a conciliar los recursos disponibles con los objetivos y oportunidades de la empresa. Constituye una anticipación efectiva del futuro.
Son 6 (Seis) las fases del proceso de Planificación, unidas a la Ejecución y Control:
-Análisis de Situación.
-Formulación de Objetivos y Metas.
-Decisión de los Cursos de Acción.
-Diseño de los Planes.
-Ejecución del Planeamiento.
-Control & Evaluación.
LA ORGANIZACIÓN
Organizar significa atribuir o definir claramente las tareas de cada uno, de modo que todos sepan exactamente lo que se espera como resultado.
Significa delegar, pasar determinado trabajo para que otro lo haga, dándole los medios necesarios y cobrándole los resultados pretendidos y combinados.
-LA AUTORIDAD.
-LA RESPONSABILIDAD.
-LA OBLIGACIÓN
AUTORIDAD
Es el derecho a dar instrucciones válidas que otros esperan recibir para obedecerlas.
RESPONSABILIDAD
Es la que se refiere al grupo de actividades, tareas o deberes que se han asignado a una persona en particular.
OBLIGACIÓN
Cuando se debe informar a la autoridad el grado de éxito que obtenga en las tareas asignadas.
Dicha obligación, por lo general la específica el número de deberes que se le asignaron a una persona.
EL CONTROL
Según HENRI FAYOL, el control de la empresa consiste en verificar sitodo se realiza conforme al programa establecido, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos.
El Control tiene por finalidad detectar y señalar las faltas y los errores, con la finalidad de corregirlos
El control se mide desde el punto de vista:
Administrativo.
Comercial.
Técnico.
Financiero.
Seguridad y
Contable.
El proceso administrativo
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo abarca los diferentes campos de la empresa: dirección, asesoría, apoyo, comercialización, producción, personal, etc.; para ello se cuenta con las funciones del proceso administrativo, que bajo las diversas escuelas clásicas y contemporáneas, asícomo diversos autores como: George Terry, Koontz O´Donald, Luis Larraín, y otros, se puede resumir en:
-Planificación;
-Organización;
-Dirección; y
-Control
LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
En la realización de sus operaciones genera tres o más tipos de actividades bien diferenciadas.
Estas actividades pueden ser: Actividades "Industriales", "Comerciales" y "Administrativas".
ACTIVIDADES INDUSTRIALES
OBJETIVO: PRODUCIR Estructurar y Controlar el Costo de Fabricación. Obtener "Productos Terminados"
ACTIVIDADES COMERCIALES
OBJETIVO: VENDER Comercialización de los Productos Terminados. Obtener "Rentabilidad"
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
OBJETIVO: ADMINISTRAR Controlar la eficiencia en la utilización de los Recursos de la Empresa.
ACTIVIDAD INDUSTRIAL
Esta actividad comprende las diferentes operaciones e inversiones que se efectúan en la industrialización de un producto, que constituye la materia primabásica, de esta industria. La materia prima se transforma mediante procesos de fabricación, en productosterminados.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Comprende los servicios generales indirectos, pero inherentes a las demás actividades de la empresa; como consecuencia de la administración general en conjunto. Entre estos servicios, tenemos: gerencia general, administración de personal, créditos y cobranzas, contabilidad, etc.
El objetivo principal de esta actividad es: controlar la "eficiencia"en la utilización de los recursos y proporcionar servicios de dirección general de asesoramiento a las otras actividades.
ACTIVIDAD COMERCIAL
Corresponde a esta actividad, la venta de las mercancías o productos finales.Sus ingresos netos, están representados por el "precio neto de venta"(costos industriales más gastos de comercialización y de administración, más utilidad marginal). O sea que, para la comercialización de los productos fabricados, que son los que producen los "ingresos", se efectúan "gastos óegresos". De la comparación final, entre ingresos y gastos, se establecerála utilidad marginal o "Renta Neta de Ventas". En consecuencia, el objetivo de la actividad comercialización es, obtener una Rentabilidad satisfactoria.
PROCESO INICIAL EN LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Según investigaciones realizadas por especialistas sobre la materia, el proceso de creación de una empresa implica el seguimiento de los siguientes pasos:1.Estudio de Mercado.2.Ubicación de la Empresa.a)La Idea.b)Estudio de Factibilidad.c)Investigación & Diseño.d)Aprovisionamiento.e)Producción.f)Comercialización y Distribución.3.Instalación Física.4.Financiamiento.
1)ESTUDIO DE MERCADO: Estudio previo sobre las necesidades propias de un público consumidor y lugar en donde se van a expender o comercializar nuestros productos o servicios.
2)UBICACIÓN DE LA EMPRESA: Una vez que se haya establecido una determinada necesidad del consumidor o de los consumidores, a través de un estudio profundo del mercado, se debe estudiar la ubicación de la empresa, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
a)Idea: ¿Quévamos a producir o comercializar?. La actividad empresarial siempre comienza con una idea, teniendo en cuenta al consumidor.
b)Estudio de Factibilidad: Cálculo aproximado para establecer el tamaño de la empresa; las necesidades que tiene que cubrir y las posibilidades económicas con las que cuenta.
c)Investigación & Diseño: Si los estudios indican que la factibilidad es buena, seguiráentonces un serio estudio del mercado y el diseño del producto o servicio que va a ofrecer.
d)Aprovisionamiento: Incluye la Planta Industrial, las instalaciones, las maquinarias, las materias primas, asícomo los recursos humanos necesarios.
e)Producción: Abarca todo el proceso de transformación para lograr el producto terminado.
f)Comercialización & Distribución: Consiste en el proceso necesario para poder lograr un producto terminado o servicio final para llegar al cliente o consumidor.
3)INSTALACIÓN FÍSICA: La ubicación de la empresa debe tener en cuenta toda la instalación física, es decir, la ubicación precisa de cada elemento de una empresa (en que calles estáubicada, a quétipo de consumidor va dirigido el producto, que tipo de ambientación va a poseer la empresa y de quéforma va a estar distribuida la mercadería y el personal).
4)FINANCIAMIENTO: La empresa necesita de recursos financieros para efectuar sus operaciones tales como: Pago de Sueldos; Pago a Proveedores; Impuestos; Compra de Mercaderías; Etc. Algunas de las maneras de financiar una empresa son: Dinero del Propietario de la Empresa; Préstamos Financieros; Créditos de Proveedores; Emisión de Acciones; Reinversión de los Beneficios
FASES DEL PROCESO DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA
LA EMPRESA FAMILIAR
Es aquella en la cual la consideración de la sucesión del comando estáligada al factor hereditario y donde los valores institucionales se identifican con un apellido de familia o con la figura de un fundador.
Para él (El Fundador), las relaciones de poder nacen de su iniciativa con sus colaboradores. Para la generación siguiente, las relaciones de poder nacen del derechodesangre.
CONFLICTOS USUALES
a)De interés entre familia y empresa que se traducen en descapitalización, falta de disciplina, utilización ineficiente de los administradores no familiares y en el exceso de personalización de los problemas administrativos.
b)Falta de sistemas profesionales y técnicas modernas administrativas.
c)Empleo y promoción de parientes por favoritismo y no por experiencia comprobada.
ASPECTOS POSITIVOS
a)Lealtad de los empleados.
b)Reputación del nombre de la familia.
c)Continuidad en la administración.
d)Sistema de decisión más rápido.
RECOMENDACIONES PARA UNA BUENA RELACIÓN
EMPRESA -FAMILIA
a)Ningún miembro de la familia debe trabajar en la empresa, a no ser que quiera trabajar muy duro.
b)El aprendizaje de los jóvenes debe ser fuera de la empresa de la familia.
c)Todo familiar que estéen la empresa debe tener potencial, para ser director.
d)Los hijos deber ser educados para seguir profesiones de acuerdo con su vocación y no por conveniencia de posiciones de comando empresarial.
e)El mejor pariente es aquel que no precisa de la empresa para vivir.
f)En caso de conflicto de interés en la selección de familiares, el interés de la empresa debe tener prioridad sobre el de la familia.
g)Es más fácil rechazar empleo a los familiares como una política sistemática de la empresa, que renunciar a ellos, después que entraron en la organización de la misma.